Появились такие мысли:
В основе нашего мероприятия лежит слово встреча, а это знакомство общение. А мы смотрим на это как на экскурсию в Тулу. Поэтому давайте сделаем акцент на общение, а экскурсию выберим одну в качестве знакомства с одной из частичек нашего региона. Т.е. будет предпосылка приехать к нам получив удовольствие от встречи ну и увидить следующую частицу города. К стати я бы выбрал Ясную Поляну, что ещё подкупает - кафе "Прешпект" (блюда, приготовленные по рецептам супруги писателя, С. А. Толстой) хотя это и не так критично (обязательно). А вот новый музей оружия лучше не надеяться, може слудующий год.
_____
Моё мнение по части экскурсиии такое.
Теперь по части встречи:
-собственно встреча гостей - регистрация, бейджи, может шарики, салютик, т.е максимум создадим настроение праздника
-переезд колонной к месту экскурсии. Там же обед (если вариант предложенный выше) весьма кстати для тех кто на один день.
-переезд колонной к месту фотосесии
-далее на "пАляну"
____
конечно это план в общих чертах, но на данном этапе важно именно это определить.